Администрация

ПОЛОЖЕНИЕ об архивном отделе управления делами администрации муниципального образования Славянский район

Настоящее Положение определяет порядок работы архивного отдела управления делами администрации муниципального образования Славянский район. Нормы и правила, содержащиеся в настоящем Положении, являются обязательными для выполнения всеми работниками архивного отдела управления делами администрации муниципального образования Славянский район.

1.Общие положения

1.1. Архивный отдел управления делами  администрации муниципального образования Славянский район (далее - архивный отдел) является структурным подразделением администрации муниципального образования Славянский район.

1.2. Архивный отдел возглавляет начальник, который непосредственно подчиняется заместителю главы муниципального образования Славянский район, управляющему делами.

Начальник архивного отдела назначается на должность и освобождается от должности распоряжением администрации муниципального образования Славянский район. В период временного отсутствия начальника архивного отдела его обязанности, по распоряжению администрации муниципального образования Славянский район, выполняет главный специалист архивного отдела.

1.3. Основной целью деятельности архивного отдела является обеспечение сохранности, комплектования, учета и использования архивных документов, принятых в муниципальный архив.

1.4. Архивный отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с управлением делами администрации Краснодарского края, со всеми отраслевыми (функциональными) органами администрации муниципального образования Славянский район с правами юридического лица, отделами и управлениями администрации муниципального образования Славянский район, организациями.

 1.5. В своей деятельности архивный отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации и Краснодарского края, Уставом муниципального образования Славянский район, муниципальными нормативными правовыми актами муниципального образования Славянский район, настоящим Положением.

1.6. Архивный отдел имеет бланк, гербовую печать, простую печать,  штампы.

1.7. Настоящее Положение изменяется и корректируется в соответствии с изменением задач, целей, функций, прав, возлагаемых на архивный отдел.

2. Основные задачи архивного отдела

Основными задачами архивного отдела  являются:

2.1.Организация хранения, учета, комплектования и использования архивных документов, находящихся на хранении в муниципальном архиве Славянского района (далее - Архив).

2.2. Обеспечение работы по предоставлению муниципальных услуг.

2.3. Организация методического руководства деятельности архивов организаций, учреждений, предприятий расположенных на территории муниципального образования Славянский район.

3. Функции архивного отдела

Архивный отдел осуществляет следующие функции:

3.1. Обеспечение сохранности:

документов Архивного фонда Российской Федерации, являющихся собственностью муниципального образования Славянский район;

документов Архивного фонда Российской Федерации, являющихся собственностью Краснодарского края, при наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями по хранению архивных документов или передачи права собственности Краснодарского края муниципальному образованию Славянский район на данные документы;

документов Архивного фонда Российской Федерации, являющихся собственностью Российской Федерации, при наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями по хранению архивных документов или передаче права собственности Российской Федерации               муниципальному образованию Славянский район на данные документы;

документов по личному составу и документов, сроки временного хранения которых не истекли, ликвидированных организаций и организаций-источников комплектования архивного отдела;

документов по личному составу ликвидированных организаций, не являющихся источниками комплектования архивного отдела;

документов организаций частной формы собственности, поступающих  на хранение в Архив, в соответствии с договорами, заключенными между собственниками документов и администрацией муниципального образования Славянский район.

3.2. Обеспечение соблюдения организация охранного, температурно-влажностного, противопожарного, санитарно-гигиенического, светового режимов в Архиве.

3.3. Организация учета документов Архива:

обеспечение учета документов, поступающих и выбывающих из Архива;

ведение учетных баз данных Архива;

проведение проверок наличия физического состояния архивных документов;

осуществление контроля за сохранностью выданных архивных документов во временное пользование.

3.4. Организация комплектования муниципального Архива:

определение источников комплектования Архива;

определение состава архивных документов, подлежащих  приему в Архив;

прием-передача архивных документов в Архив;

проведение экспертизы ценности архивных документов.

3.5. Обеспечение организационно-методического руководства деятельности архивов организаций, учреждений, предприятий расположенных на территории муниципального образования Славянский район:

изучение обеспечения сохранности архивных документов;

согласование документов, регламентирующих вопросы в сфере делопроизводства и архивного дела, организаций источников - комплектования:

инструкции по делопроизводству;

номенклатуры дел организаций, за исключением номенклатуры дел администрации муниципального образования Славянский район;

номенклатуры дел организаций, в том числе администрации муниципального образования Славянский район, в случае отсутствия изменений в функциях и структуре организаций и если не истек пятилетний срок согласования номенклатуры дел экспертно - проверочной комиссии при администрации  Краснодарского края;

положения об архиве и экспертной комиссии, за исключением положений об архиве и экспертной комиссии администрации муниципального образования Славянский район;

согласование документов, регламентирующих вопросы в сфере делопроизводства и архивного дела (инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, положения об архиве экспертной комиссии) организаций, не являющихся источниками комплектования, при наличии соответствующих полномочий в правовых актах, регламентирующих порядок деятельности муниципального архива Краснодарского края;

предоставление в экспертно - проверочную комиссию при администрации Краснодарского края поступивших от организаций описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу;

рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в муниципальный архив;

оказание методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам архивного дела.

3.6. Организация использования документов Архива:

обеспечение доступа пользователей к архивным документам;

информирование пользователей о составе и содержании документов, хранящихся в Архиве;

создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Архива;

подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью;

публикация архивных документов;

оказание муниципальных услуг по выдаче архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

организация работы с обращениями граждан.

4. Организация деятельности архивного отдела

4.1.Структура архивного отдела  формируется в соответствии со штатным расписанием администрации муниципального образования Славянский район.

4.2. Работники архивного отдела  назначаются на должность и освобождаются от нее правовым актом администрации муниципального образования Славянский район по представлению заместителя главы муниципального образования Славянский район,  управляющего делами с учетом мнения начальника архивного отдела.

4.3. Начальник архивного отдела  организует деятельность архивного отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций. Начальник архивного отдела  планирует работу отдела, распределяет обязанности между работниками, обеспечивает их взаимозаменяемость.

4.4. Поощрение и привлечение к дисциплинарной ответственности работников архивного отдела  производится главой муниципального образования Славянский район по представлению начальника архивного отдела и по согласованию с заместителем главы муниципального образования Славянский район, управляющим делами.

4.5. Архивный отдел не имеет в своем составе структурных подразделений. Численность специалистов архивного отдела утверждается в составе численности администрации муниципального образования Славянский район.

4.6. Архивный отдел не обладает правами юридического лица.

4.7. Финансовое и материально-техническое обеспечение деятельности Архива  осуществляется за счет бюджета муниципального  образования Славянский район. Дополнительным источником финансирования являются целевые средства из бюджета Краснодарского края при реализации программ развития архивного дела, передаче отдельных государственных полномочий.

4.8. Выполнение мероприятий по установке и обслуживанию оргтехники, используемой в Архиве, обеспечению защиты служебной информации от несанкционированного доступа возлагается на специалиста администрации муниципального образования Славянский район, в соответствии с правовым  актом администрации муниципального образования Славянский район.

5. Права архивного отдела

Для обеспечения своей деятельности, архивный отдел наделяется следующими правами:

5.1. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования архивного отдела, сведения о работе и состоянии архива организации.

5.2. Запрашивать и получать от организаций всех форм собственности, расположенных на территории муниципального образования Славянский район, сведения об условиях хранения и обеспечение сохранности  документов по личному составу.

5.3. Вносить предложения, направленные на совершенствование деятельности архивного отдела, ведения архивного делопроизводства в организациях-источниках комплектования архивного отдела.

5.4. Участвовать в совещаниях, семинарах и принимать участие в мероприятиях различного уровня, где рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности архивного отдела или затрагивающие его интересы.

5.5. Проводить мероприятия по изучению обеспечения сохранности архивных документов архивов организаций, учреждений, предприятий расположенных на территории муниципального образования Славянский район.

5.6. Согласовывать документы, регламентирующие вопросы в сфере делопроизводства и архивного дела, организаций - источников комплектования (инструкций по делопроизводству, номенклатур дел организаций, положений об архиве и экспертной комиссии, за исключением положения об архиве и экспертной комиссии администрации муниципального образования Славянский район.    

5.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий юридических лиц для участия в решении вопросов сохранности документов.

5.8. При наличии свободных площадей осуществлять временное хранение архивных документов организаций, не являющихся источниками комплектования архивного отдела.

Начальник архивного отдела
управления делами
И.П. Фоменко

Согласовано:
начальник управления
правового обеспечения
муниципальной деятельности
В.Е. Носань

19 сентября 2023, 14:17 / Просмотров: 240