Администрация
Отчет о деятельности архивного отдела за 2021 год
ОТЧЕТ о работе архивного отдела администрации муниципального образования Славянский район за 2021 год
Приоритетными направлениями в деятельности архивного отдела в 2021 году являлись:
В сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов:
продолжалась работа по повышению пожарной безопасности архивов, их технической укрепленности, обеспечению соблюдения охранного и противопожарного режимов;
проводились занятия, тренировки для повышения уровня знаний и совершенствования навыков в области пожарной безопасности;
изучали вопросы повышения готовности архивов к работе в режиме чрезвычайной ситуации, в том числе актуализации при необходимости соответствующих приказов, инструкций и планов;
приняты меры по усилению контроля за сохранностью архивных документов в читальных залах в связи с разрешением их самостоятельного копирования пользователями;
изучен и применен Порядок признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии, утвержденного приказом Федерального архивного агентства 25 июня 2020 г. № 75;
проведена паспортизация муниципального архива по состоянию на 1 января 2022 г. в порядке и по формам, определенным Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации утвержденного приказом Федеральной архивной службы России от 11 марта 1997 г. № 11.
В сфере комплектования:
продолжалась работа по внедрению в деятельность архивного отдела и организаций-источников комплектования:
Примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года № 42;
Примерного положения об экспертной комиссии организации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года № 43;
Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения и Инструкции по его применению, утвержденных соответственно приказами Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. № 236 и 20 декабря 2019 г. № 237 (с учетом разъяснений Федерального архивного агентства по внедрению Перечня типовых управленческих архивных документов, опубликованных на официальном сайте Росархива 14 марта 2020 г.);
проведена паспортизации архивов организаций-источников комплектования муниципальных архивов по состоянию на 1 декабря 2021 года;
проведена подготовительная и методическая работа по обеспечению сохранности и приему на хранение архивных документов ликвидируемых, в том числе в результате банкротства, организаций;
принимали участие в работе по подготовке и передаче документов, связанных с подготовкой и проведением выборов в органы местного самоуправления муниципальных образований Краснодарского края;
продолжали работу по комплектованию архивов фото - и видеолетописями городов и районов, а также документами личного происхождения;
участие в работе выездного заседания ЭПК;
приняли участие в конкурсах:
«Лучшая опись - 2021» описей дел по личному составу администраций муниципальных образований Краснодарского края;
«Лучшая номенклатура дел - 2021» номенклатур дел контрольно-счетных палат муниципальных образований Краснодарского края;
«Лучший архив организации- 2021» среди архивов органов местного самоуправления муниципальных образований Краснодарского края, осуществляющих полномочия в области государственной молодежной политики;
В 2021 году упорядочение документов в организациях-источниках комплектования проведено по 2018 год. Также осуществлен прием на постоянное хранение включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов:
органов местного самоуправления и муниципальных организаций с истекшим 5-летним сроком временного хранения (по 2015 год).
органов государственной власти, иных государственных органов и организаций Краснодарского края с истекшим 10-летним сроком временного хранения (по 2010 год);
Территориальные органы федеральных органов государственной власти, федеральные организации на территории муниципального образования Славянский район продолжают включаться в список № 2 возможных источников комплектования (основание-решение ЭПК от 26 сентября 2019 г. 10/3). Документы федеральных организаций на хранение в муниципальный архив не принимались.
В сфере использования архивных документов:
продолжение внедрения в деятельность муниципальных архивов Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 1 сентября 2017 г. № 143.
сформирован план мероприятий, посвященных Победе в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов, в том числе:
1) участие в реализации мероприятий, посвященных 80-летию начала Великой Отечественной войны 1941-1945 годов;
2) подготовлены выставки архивных документов и материалов о военных преступлениях нацистов и трагедии мирного населения в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 годов, с размещением их в информационно-телекоммуникационной сети Интернет;
3) начата работа по созданию комплекса архивных документов, кино- и фотоматериалов, посвященных Второй мировой войне;
организованы и проведены выставки архивных документов, посвященных юбилейным и праздничным датам, в том числе в информационно-телекоммуникационной сети Интернет;
совершенствование работы по оказанию муниципальных услуг в части исполнения запросов юридических и физических лиц;
участие в реализации плана мероприятий Краснодарского краевого отделения общероссийской общественной организации «Российское общество историков-архивистов» (далее-РОИА).
В сфере информационных ресурсов и технологий:
ввод информации, предусмотренной Временным порядком автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, утвержденным приказом Росархива от 23 октября 2000 года № 64, в программный комплекс «Архивный фонд» (далее-ПК «Архивный фонд»);
ввод в ПК «Архивный фонд» заголовков архивных дел в объемах, позволяющих завершить эту работу до конца 2023 года;
расширение в деятельности принципов открытости, в том числе своевременное и регулярное представление информации для размещения на официальных сайтах администраций муниципальных образований Краснодарского края (основание-Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления);
продолжение автоматизации основных направлений архивной деятельности на базе внедрения информационных систем архивов.
В сфере кадрового, организационного, научно-методического и информационного обеспечения:
внедрение в практику работы:
Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 21 марта 2020 г. № 24;
повышение квалификации должностных лиц и работников архивов, в том числе в области пожарной безопасности, антитеррористической защищенности, ГО и ЧС;
участие в совещании по итогам работы государственных и муниципальных архивов Краснодарского края за 2020 год и задачах на 2021 год.
1. Обеспечение сохранности и государственный учет
документов Архивного фонда Российской Федерации
Для обеспечения сохранности и улучшения физического состояния архивных документов на бумажной основе проведен полный комплекс работ по технической обработке:
- подшивка и переплет документов - 50 ед. хр.;
- ремонт листов - 200 листов, 14 ед. хр. документов по личному составу;
- восстановление угасающих текстов документов фонда Р-35 Ачуевской сельской администрации, в количестве 100 листов/12 ед. хр.;
- проверка наличия и физического состояния документов по личному составу - 52 фонда в количестве 10132 ед. хр.;
- проверка наличия фотодокументов позитивов, электронных аудиовизуальных документов не планировалась и не проводилась;
- закартонированы, принятые 1500 ед. хр., в т. ч. 269 ед. хр. по личному составу, 17 ед. хр. документов личного происхождения;
- изготовлены и наклеены 17 ярлыков на архивные короба принятых документов организаций источников комплектования, ликвидированных организаций;
- в программный комплекс «Архивный фонд» (версия 5.0) введены сведения о 9 фондах, 9 описях, 1517 ед. хр., из них 269 ед. хр., поступившие на хранение 9 новых фондов по личному составу; 1231 ед. хр. управленческой документации, 17 ед. хр. документов личного происхождения; 8962 заголовка дел на уровне «Дело».
Объем информации программного комплекса «Архивный фонд» на 01.01.2022 составил 90,0 Мб. Заполнены на 100% все поля базы данных. Выбыли 2 фонда («Отдел записей актов гражданского состояния Славянского райисполкома Краснодарского края» за 1877-1925 годы, «Отдел записей актов гражданского состояния Славянского горисполкома Краснодарского края» за 1876-1925 годы), 2 описи, 171 ед. хр. На 01.01.2022 года общее количество фондов в ПК «Архивный фонд» - 667, общее число ед. хр. по фондам - 69109.
В течение года своевременно были внесены сведения о поступлении новых документов в учетные документы: книгу учета поступления и выбытия документов, список фондов, листы фондов, описей дел в реестр описей дел, дело фонда.
2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации на территории Краснодарского края.
Взаимодействие с организациями-источниками комплектования
Для совершенствования работы организаций - источников комплектования проведен следующий комплекс работ:
- проведена подготовительная работа и осуществлен прием документов постоянного хранения от 41 организации-источника комплектования по 2015 год включительно в количестве 1231 ед. хр., документов по личному составу 9 ликвидированных организаций в количестве 269 ед. хр., 17 ед. хр. документов личного происхождения;
- приняты фотодокументы на электронном носителе в количестве 64 ед. уч./1 ед. хр., представленные управлением по взаимодействию со средствами массовой информации администрации муниципального образования Славянский район, о значимых событиях, мероприятиях, проводимых в городе Славянске-на-Кубани и Славянском районе за 2018-2021 годы;
- приняты видеодокументы на электронном носителе в количестве 32 ед. уч./1 ед. хр., включающие в себя сюжеты о юбилейных, военно-патриотических, творческих мероприятиях, проведённых в г. Славянске-на-Кубани и Славянском районе в 2020-2021 годах, съемки и монтаж выполнены муниципальным унитарным предприятием «Славянская-на-Кубани муниципальная телерадиокомпания» муниципального образования Славянский район.
Утрата документов в организациях-источниках комплектования не выявлена.
На рассмотрение ЭПК администрации Краснодарского края представлены описи управленческой документации 41 организации-источников комплектования в количестве 2189 ед. хр., 4 организаций-возможных источников комплектования в количестве 353 д. хр. Всего 2542 ед. хр.
Составлена опись на документы личного происхождения 17 ед. хр.
Составлены описи на 64 ед. уч./2 ед. хр. фотодокументов на электронном носителе, на 32 ед. уч./2 ед. хр. видеодокументов на электронном носителе.
ЭПК администрации Краснодарского края согласована 21 опись дел по личному составу в количестве 547 ед. хр.
Дел, хранящихся сверх установленного срока в организациях, не выявлено.
Проведено согласование номенклатур дел 41 организаций - источников комплектования, просмотрено 1898 статей.
Согласование инструкций по делопроизводству, положений об архиве и экспертной комиссии организаций не проводилось и не планировалось.
Проведены 15 комплексных изучения работы архивов организаций-источников комплектования: 14 администраций сельских поселений, администрации Славянского городского поселения, 20 тематических изучений работы архивов организаций по обеспечению сохранности, комплектованию и учету документов.
Проведено 6 семинаров-совещаний с лицами, ответственными за архив и делопроизводство в организациях-источниках комплектования архивного отдела, по вопросам уточнения номенклатур дел и правильности формирования дел в организациях, своевременному описанию документов по 2018 год включительно, составлению описей дел, подготовке документов к приему на хранение в архив по 2015 год включительно, по проведению паспортизации архивов 41 организации-источника комплектования, 4 организаций-возможных источников комплектования, по изучению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения и Инструкции по его применению, по изучению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства. Общий охват участников семинаров составил 105 человек.
Уточнен список № 1 организаций - источников комплектования на 2021 год. В списке 41 организация, из них по видам собственности: 4 - государственная краевая, 30 - муниципальная, 7 - негосударственная. Изменений в названии и форме собственности организаций не произошло.
Уточнен список № 2 организаций - возможных источников комплектования на 2021 год. В списке 4 организации государственной федеральной формы собственности. Изменений в названии и форме собственности организаций не произошло.
Продолжалась работа по обеспечению сохранности документов ликвидированных организаций, в том числе в ходе банкротства. Проведена подготовительная работа и консультирование 9 представителей ликвидированных в 2012-2020 годах организаций. В завершение работы в упорядоченном состоянии приняты 269 ед. хр. документов по личному составу.
В картотеку о местонахождении документов ликвидированных организаций внесены 3 организации, в отношении которых введена процедура наблюдения и банкротства.
3. Создание и совершенствование научно-справочного аппарата
Для обеспечения доступа пользователям к архивным документам осуществлялась работа по созданию и усовершенствованию научно-справочного аппарата, описанию архивных документов личного происхождения, аудиовизуальных документов.
Составлено 4 исторические справки.
Каталогизация управленческой документации не планировалась и не проводилась. Проведена каталогизация документов личного происхождения в количестве 17 ед. хр., составлено 17 карточек, фотодокументов на электронных носителях в количестве 64 ед. уч., составлено 64 карточки, видеодокументов на электронных носителях в количестве 32 ед. уч., составлено 32 карточки.
Переработка описей не проводилась.
В течение года проводилась работа по созданию полного комплекта описей, в результате - все 162 фонда постоянного хранения и 506 фондов по личному составу имеют по три экземпляра описей. Проводилась оцифровка описей: оцифрованы 39 описей дел постоянного хранения за 2014 год.
Программа «Поиск» не ведется. Ведется автоматизированная база данных НСА «Муниципальный архив». На 01.01.2022 года объем базы данных составляет 109939 Мб. За 2021 год введена информация в объеме 31252 Мб.
4. Предоставление информационных услуг
и использование документов
В 2021 году было подготовлено и проведены мероприятия, приуроченные и посвященные празднованию Дня Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов, Дням Освобождения г. Славянска-на-Кубани и Славянского района от немецко-фашистских захватчиков, Дню Архивов, Дню архивной службы Кубани в том числе:
- оформлено 6 выставок;
- подготовлены тематические подборки архивных документов, содержащих сведения о военных преступлениях нацистов против мирного населения в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 годов, оцифрованы для размещения в информационной телекоммуникационной сети Интернет;
- организованы и проведены выставки архивных документов, посвященных Дню архивной службы Кубани, в том числе в информационной телекоммуникационной сети Интернет.
Подготовлены архивные документы для публикации 4 статей: 2 статьи в районной газете «Заря Кубани», 2 статьи - в альманахе «Копыл».
Подготовлены подборки материалов для 2 передач о работе муниципального архива.
Подготовлены и проведены 2 обзорных лекции для студентов ФГБО ВО «Кубанский государственный университет» в г. Славянске-на-Кубани, 8 экскурсий по архиву, 2 школьных урока по Кубановедению по материалам архивных документов. Оформлены 2 информационных стенда. Для просмотра пользователям представлены 181 опись в электронном виде.
Всего за период с 1 декабря 2020 года по 1 декабря 2021 года поступило 4464 запроса граждан и юридических лиц, в том числе:
-социально-правовых - 1720;
-социально-правовых для ПФР - 2560;
-тематических - 98,
-генеалогических - 86.
В течение текущего года по запросам выдано всего 6684 архивных справок, выписок, архивных копий документов, в том числе:
-социально-правовых - 3462, их них положительных - 2965;
-социально-правовых для ПФР - 3003, их них положительных - 2827;
-тематических - 101, из них положительных - 72.
- генеалогических - 118, из них положительных - 49.
5. Организационная работа и правовое обеспечение деятельности архивного учреждения, кадровое обеспечение
В течение 2021 года продолжалась работа по предоставлению услуг в области архивного дела в соответствии с утвержденными административными регламентами. Заключены соглашения о сотрудничестве в области архивного дела с Управлением Пенсионного Фонда в Славянском районе и ГАУ КК «Многофункциональный центр Краснодарского края» в Славянском районе.
Продолжалось информационное взаимодействие посредством связи по деловой почте Vipnet с управлением ПФР в Славянском районе и управлениями ПФР Краснодарского края в целях обмена юридически значимыми документами социально-правового характера в электронной форме для установления и выплаты пенсий. Встречных проверок не проводилось.
Взаимодействие между МФЦ и архивным отделом администрации муниципального Славянский район (далее - архивный отдел) определяется административными регламентами по предоставлению администрацией муниципального образования Славянский район муниципальной услуги «Предоставление архивных справок, архивных выписок и архивных копий», «Предоставление копий правовых актов администрации муниципального образования Славянский район».
В 2021 году подготовлено 3 нормативно-правовых акта.
Приняты постановления муниципального образования Славянский район «Об организации хранения, комплектования и учета архивных документов в 2020 году», «О внесении изменений в муниципальную программу «Развитие архивного дела в муниципальном образовании Славянский район», «О проведении конкурса «Лучшая опись - 2021».
В 2021 году курсы повышения квалификации прошел главный специалист отдела Гетман Е.Н.
6. Укрепление материально-технической базы,
хозяйственная деятельность архивного учреждения
В 2021 году средств местного бюджета на укрепление материально-технической базы архива не выделялось.
Начальник архивного отдела
управления делами
И.П. Фоменко
14 декабря 2021 года
4 июля 2023, 15:15 / Просмотров: 727
